KI-Anwendungsfälle
Ein Überblick über typische Einsatzfelder – von schnellen Helfern im Büroalltag bis zu größeren Projekten in Vertrieb, Verwaltung und Produktion. Welche davon zu Ihrem Unternehmen passen, klären wir gemeinsam.
Grundlage für alles Weitere
KI-Tools wie ChatGPT sind offiziell oft nicht erlaubt – und werden trotzdem genutzt. Dabei landen schnell sensible Daten bei Anbietern.
Lösung: Eine freigegebene, datenschutzkonforme KI-Umgebung für alle Mitarbeitenden – ohne dass Ihre Daten zum Training fremder Modelle verwendet werden.
Jeder Mitarbeitende erhält täglich viele E-Mails; das Sortieren kostet Zeit und Wichtiges geht unter.
Lösung: Eingehende E-Mails werden nach Thema und Dringlichkeit vorsortiert – der Fokus liegt auf dem, was wirklich zählt.
Die Beantwortung wiederkehrender Anfragen bindet viel Zeit.
Lösung: Die KI erstellt passende Antwortentwürfe; Ihr Team prüft, ergänzt und versendet (Human-in-the-Loop).
Excel-Listen, Präsentationen und (Serien-)Briefe kosten Zeit – vor allem Layout und Formatierung.
Lösung: KI-gestützte Vorlagen erzeugen Entwürfe in Ihrem Design; Mitarbeitende konzentrieren sich auf den Inhalt.
Protokolle werden abgelegt, aber später kaum wiedergefunden – Aufgaben gehen verloren.
Lösung: Automatische Zusammenfassung mit Beschlüssen und nächsten Schritten, durchsuchbar über alle Meetings.
Newsletter von Anwälten, Steuerberatern oder Verbänden gehen in der Informationsflut unter.
Lösung: Relevante Inhalte werden automatisch zusammengefasst und an die passenden Personen verteilt.
Bei Fragen werden erfahrene Kolleg:innen konsultiert – deren eigentliche Aufgaben bleiben liegen.
Lösung: Ein Assistent, der auf Basis Ihrer Anleitungen und Dokumente Schritt für Schritt unterstützt.
Anfragen per E-Mail oder Formular zu beantworten und passende Angebotsbausteine herauszusuchen, dauert.
Lösung: Die KI gleicht Anfragen mit bestehenden Angeboten und Produktdatenblättern ab und bereitet die Antwort zur Freigabe vor.
Viele Tickets drehen sich um Standardthemen und binden unnötig Zeit.
Lösung: Standardfälle werden automatisch beantwortet; komplexe Fälle gehen mit Verlauf an die richtige Person.
Es fehlen aktuelle Informationen, wie sich Markt und Wettbewerb entwickeln.
Lösung: Regelmäßige, automatisch erstellte Marktberichte mit den für Sie relevanten Entwicklungen.
CRM-Tools zeigen nur einen Teil der Historie – E-Mails, Verträge oder Präsentationen fehlen.
Lösung: Ein Dashboard, das Kommunikation, Projekte, Rechnungen und Zahlungen je Kunde zusammenführt.
Es fehlt der Überblick, welche Rechnungen vorliegen und welche bezahlt oder überfällig sind.
Lösung: Rechnungen werden automatisch erkannt, klassifiziert und abgelegt – inklusive Fristenübersicht.
Belege sind sehr unterschiedlich und werden bisher manuell erfasst.
Lösung: Beleg fotografieren – die KI liest alle Pflichtangaben aus und bereitet die Buchung vor.
Finanzkennzahlen liegen in verschiedenen Quellen; externe Entwicklungen fließen nicht ein.
Lösung: Forecasts auf Basis von BWA, CRM und Marktinformationen – regelmäßig aktualisiert.
Kennzahlen zu Finanzen, Auslastung oder Personal müssen manuell zusammengetragen werden.
Lösung: Automatisch aktualisierte Dashboards für Management und Bereichsleitungen.
Bei vielen Verträgen fehlt die Übersicht; Prüfungen durch Anwälte kosten Zeit und Geld.
Lösung: Verträge werden inhaltlich ausgewertet, Fristen und Risiken übersichtlich dargestellt.
Lesen und Auswerten von Verträgen nimmt viel Zeit in Anspruch.
Lösung: Die KI stellt Unterschiede zwischen Versionen oder Angeboten gegenüber und markiert kritische Punkte.
Lizenzen werden von verschiedenen Stellen beschafft – viele sind bezahlt, aber ungenutzt.
Lösung: Zentrale Übersicht über Lizenzen, Nutzung und Kündigungsfristen.
Zertifizierungen erfordern viel Vorbereitung; die Pflege der Maßnahmen ist oft intransparent.
Lösung: Nachweise und Maßnahmen werden laufend strukturiert – das nächste Audit ist kein Großprojekt mehr.
Das Lesen und Vergleichen von Lebensläufen kostet viel Zeit.
Lösung: Lebensläufe werden einheitlich zusammengefasst und den Anforderungen gegenübergestellt – die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Wer ist krank, wer im Urlaub, wie entwickeln sich Arbeitszeiten und Krankenstand?
Lösung: Ein Dashboard mit den wichtigsten HR-Kennzahlen – unter Beachtung von Datenschutz und Mitbestimmung.
Listen externer Ressourcen sind schnell veraltet; Kolleg:innen wissen nicht, wer was kann.
Lösung: Profile und Lebensläufe externer Partner werden durchsuchbar – passende Personen per Frage finden.
Es fehlt der Überblick, wer woran arbeitet – Aufgaben landen nicht bei der idealen Person.
Lösung: Transparente Auslastung und Vorschläge für eine passendere Verteilung von Aufgaben.
Ordnerstrukturen wachsen wild; wer geht, nimmt das Wissen über die Ablage mit.
Lösung: Ein KI-Assistent durchsucht Fileserver, Cloud und E-Mails – mit Quellenangabe und unter Wahrung der Berechtigungen.
Mitarbeitende verbringen täglich Zeit mit der Suche nach Informationen und Dokumenten.
Lösung: Eine zentrale Suche über interne Quellen und ausgewählte externe Informationen.
Präsentationen werden je Kunde angepasst – die eine passende Folie zu finden, dauert.
Lösung: Folien und Produktinformationen werden inhaltlich durchsuchbar.
Ungeplante Maschinenausfälle verursachen hohe Kosten.
Lösung: Maschinendaten werden ausgewertet, um Wartungen rechtzeitig einzuplanen (Predictive Maintenance).
In Supply Chains steckt oft großes Potenzial bei Zeiten, Preisen und Zahlungen.
Lösung: Transparenz über Lieferanten, Durchlaufzeiten und Konditionen – mit Hinweisen auf Optimierungen.
